Rolle

Verkaufsinnendienst automatisieren.

Der Verkaufsinnendienst liest Anfragen, stellt Offerten aus und bestätigt Aufträge. Dazwischen liegt Übertragung: von der E-Mail in die Offerte, von der Bestellung in den Auftrag, von der Rückfrage zurück an den Absender. Ein KI-Mitarbeiter übernimmt diesen wiederkehrenden Teil. Er liest das vereinbarte Postfach und bereitet die Felder in Ihrem ERP vor. Preis, Liefertermin und die Nachricht an den Kunden gibt Ihr Team frei.

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Am Schreibtisch

Was der KI-Mitarbeiter in dieser Rolle übernimmt.

Anfrage lesen

Eine Anfrage kommt als E-Mail, als PDF oder als Tabelle ins gemeinsame Postfach. Der KI-Mitarbeiter erkennt Absender, Artikel, Menge, Wunschtermin und Referenz. Fehlt die Artikelnummer oder passt der Absender nicht eindeutig zum Kunden im Stamm, bleibt die Stelle offen. Er füllt sie nicht mit einer Annahme und er legt keinen neuen Kunden an, solange Sie das nicht ausdrücklich wollen.

Offerte vorbereiten

Aus der vollständigen Anfrage wird ein Offertentwurf in den Feldern, die Ihr Team heute ausfüllt. Hinterlegte Konditionen übernimmt er nur, wenn Sie diese Regel festgelegt haben. Ein abweichender Preis, ein Rabatt oder eine andere Lieferzeit geht zur Freigabe, mit der Anfrage daneben. Der Entwurf bleibt ein Entwurf, bis eine Person im Verkaufsinnendienst ihn freigibt.

Auftrag anlegen

Liegt die Bestellung vor, bereitet er den Auftrag aus den bestätigten Angaben vor. Menge, Termin und Kommission vergleicht er mit der Offerte. Eine Abweichung zeigt er an. Er bucht sie nicht still auf den Vorgang und er verschickt die Auftragsbestätigung nicht, solange dieser Schritt bei Ihnen eine Freigabe braucht.

Rückfrage stellen

Fehlt eine Lieferadresse, eine Kommission oder eine Einheit, stellt er die Rückfrage aus den offenen Feldern zusammen. Der Text nennt, was fehlt, und verweist auf die eingegangene Anfrage. Ob die Nachricht hinausgeht und in welchem Wortlaut, entscheidet eine Person im Verkaufsinnendienst.

Status nachführen

Am Vorgang bleibt sichtbar, was eingegangen ist, was vorbereitet wurde und worauf noch eine Antwort fehlt. Quelle und offene Punkte liegen beieinander. Der Innendienst muss die E-Mail nicht noch einmal von vorn lesen, um den Stand der Offerte oder des Auftrags zu sehen.

Abweichung zeigen

Widerspricht eine Angabe dem Stamm, einer offenen Offerte oder einer früheren Bestellung, markiert er den Widerspruch mit der Quelle. Zwei mögliche Kunden oder zwei mögliche Artikel bleiben nebeneinander stehen. Der KI-Mitarbeiter wählt nicht selbst, welche Zuordnung gilt.

Im ERP, das Sie schon führen

Die vorbereiteten Felder gehören ins ERP, das den Auftrag schon führt. In Abacus, Opacc, Bexio und SAP Business One ist das die Offerte oder der Auftrag, nicht eine zweite Liste daneben. Ob der Zugang eine vorhandene Schnittstelle ist, eine Datei oder ein eng begrenzter Ablauf in der Maske, klären wir an Ihrem System, an den Rechten und an den Schritten, die erlaubt sind. Eine Zusage für jede Maske gibt es nicht. Login und, wo Sie sie einsetzen, die Zwei-Faktor-Anmeldung prüfen wir einzeln. Microsoft Dynamics und WinOffice lassen sich auf dieselbe Art klären, wenn der Verkaufsinnendienst dort arbeitet. Auch dort bleibt das ERP führend.

Datenhaltung

Zum Verkaufsinnendienst gehören das vereinbarte Postfach, die Anhänge und die Felder in Offerte oder Auftrag. Die Robotjoy Laufzeit ist pro Unternehmen isoliert und wird in der Schweiz betrieben. Welcher Inhalt wohin fliesst, halten wir für diesen Ablauf fest. Ihre Daten bleiben exportierbar. Externe Dienste stehen im Datenfluss, den Sie für den Ablauf einsehen können.

Klare Grenzen

Preis, Verfügbarkeit, Lieferzusage und der Versand an den Kunden bleiben bei Ihrem Team. Der KI-Mitarbeiter bereitet vor und hält an, wo Ihre Regel eine Freigabe verlangt oder wo eine Angabe unsicher ist. Die Entscheidung steht danach am Vorgang: wer freigegeben hat und auf welcher Quelle. Er führt kein Gespräch mit dem Kunden und er setzt keine Kondition, die nicht hinterlegt ist.

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Fragen aus dem Betrieb

Kurz beantwortet.

Was übernimmt ein KI-Mitarbeiter im Verkaufsinnendienst?

Er liest Anfragen aus dem vereinbarten Postfach, bereitet Offerte und Auftrag vor und stellt Rückfragen aus den fehlenden Feldern zusammen. Der Stand bleibt am Vorgang, mit Quelle und offenen Punkten.

Schickt er Offerten und Auftragsbestätigungen selbst an den Kunden?

Nein, solange Sie diesen Schritt nicht freigeben. Er legt den Entwurf vor. Preis, Liefertermin und der Versand bleiben bei den Personen im Verkaufsinnendienst, die dazu berechtigt sind.

Was passiert, wenn Kunde oder Artikel nicht eindeutig sind?

Die Stelle bleibt offen, mit der Anfrage daneben. Zwei mögliche Treffer bleiben nebeneinander stehen. Der KI-Mitarbeiter wählt nicht selbst und er legt keinen Kunden an, solange Sie das nicht ausdrücklich wollen.

In welchem ERP arbeitet er für den Verkaufsinnendienst?

In Abacus, Opacc, Bexio oder SAP Business One, im Auftrag oder in der Offerte, die Sie schon führen. Schnittstelle, Datei oder ein eng begrenzter Ablauf in der Maske wird am System geklärt. Eine Zusage für jede Maske gibt es nicht.

Setzt er Rabatte und Sonderkonditionen selbst?

Nur wenn eine hinterlegte Regel das so vorsieht. Alles andere geht zur Freigabe, mit der Anfrage als Quelle. Eine Kondition, die nicht hinterlegt ist, setzt er nicht.