Rolle
Auftragserfassung automatisieren.
Die Auftragserfassung beginnt im Postfach, nicht in der Maske: eine Bestellung als PDF, eine Tabelle, eine E-Mail mit Positionen im Text. Jemand liest, sucht den Kunden, prüft den Artikel und tippt den Auftrag ab. Ein KI-Mitarbeiter übernimmt dieses Lesen und Vorbereiten. Er trägt die vereinbarten Felder in Abacus, Opacc, Bexio oder SAP Business One ein. Was nicht eindeutig ist, bleibt sichtbar und wartet auf eine Person.
Demo buchenAm Schreibtisch
Was der KI-Mitarbeiter in dieser Rolle übernimmt.
Postfach lesen
Er liest das vereinbarte Postfach und die Anhänge, die Sie für die Auftragserfassung freigeben. Position, Menge, Einheit, Wunschtermin und Bestellreferenz zieht er aus E-Mail, PDF und Tabelle. Ein Scan, den er nicht lesen kann, bleibt mit der Datei offen. Er ergänzt keine Zeile, die auf dem Beleg nicht steht.
Kunde und Artikel
Die Referenz entscheidet, welcher Kunde und welcher Artikel gemeint sind. Ein unsicherer Treffer wird nicht still auf einen bestehenden Auftrag gebucht. Er bleibt als offene Frage liegen, mit dem Original daneben. Stammdaten legt er nur an, wenn Sie das ausdrücklich wollen. Sonst zeigt er, welcher Kunde oder welcher Artikel nicht gefunden wurde.
Pflichtfelder prüfen
Pflichtfelder prüft er gegen die Regel, die Sie für den Auftrag festgelegt haben. Fehlt die Kommission, die Lieferadresse oder die Einheit, hält er den Vorgang an. Der Auftrag wird nicht mit einem leeren Pflichtfeld als vollständig geführt. Ihr Team sieht, welches Feld fehlt und aus welchem Dokument der Rest kommt.
Dubletten markieren
Dieselbe Bestellung kommt ein zweites Mal als Antwort, als erneuter Anhang oder als Weiterleitung. Er vergleicht Referenz, Absender und Positionen und markiert den möglichen Doppel. Er legt nicht einen zweiten Auftrag an, solange diese Frage offen ist. Eine Person entscheidet, ob es dieselbe Bestellung ist.
Auftrag vorbereiten
Aus den geprüften Angaben wird der Auftrag in Ihrem ERP vorbereitet, so wie die Sachbearbeitung ihn heute erfasst. Quelle und offene Punkte bleiben am Vorgang. Das ERP bleibt das führende System. Eine zweite Auftragsliste neben Abacus, Opacc, Bexio oder SAP Business One gibt es nicht.
An die Sachbearbeitung
Ist alles vollständig und eindeutig, liegt der Auftrag zur nächsten vereinbarten Freigabe bereit. Ist etwas offen, geht der Vorgang an die zuständige Person, mit dem Beleg und den fehlenden Feldern. Die Person entscheidet. Der KI-Mitarbeiter rät nicht und er bestätigt den Auftrag nicht gegenüber dem Kunden.
Im ERP, das Sie schon führen
Auftragserfassung heisst, den Beleg dorthin zu bringen, wo Ihr Team den Auftrag heute abtippt. In Abacus, Opacc, Bexio und SAP Business One sind das die Auftragsfelder, die Sie festlegen: Kunde, Position, Menge, Termin, Referenz. Den Zugang klären wir an einer vorhandenen Schnittstelle, an einer Datei oder an einem eng begrenzten Ablauf in der Maske. Rechte, Login und die Zwei-Faktor-Anmeldung, wo es sie gibt, prüfen wir einzeln. Eine Zusage für jede Maske gibt es nicht. Liegt die Erfassung in Microsoft Dynamics oder WinOffice, klären wir den Zugang auf dieselbe Art. Kommen die Bestellungen schon als saubere Daten an, sagen wir das, bevor ein Ablauf dafür aufgebaut wird.
Datenhaltung
Verarbeitet werden das vereinbarte Postfach, Bestell-PDFs, Tabellen und die Auftragsfelder im ERP. Die Robotjoy Laufzeit ist pro Unternehmen isoliert und wird in der Schweiz betrieben. Für die Auftragserfassung halten wir fest, welche Daten wohin fliessen. Ihre Daten bleiben exportierbar. Externe Dienste werden in diesem Datenfluss genannt.
Klare Grenzen
Preis, Verfügbarkeit und eine verbindliche Zusage an den Kunden folgen Ihren Freigaberegeln. Der KI-Mitarbeiter darf einen Auftrag vorbereiten. Er darf ihn nicht als Zusage verschicken, solange Sie diesen Schritt nicht freigeben. Unklare Mengen, fehlende Artikel und widersprüchliche Referenzen bleiben stehen, bis die Sachbearbeitung entscheidet.
Fragen aus dem Betrieb
Kurz beantwortet.
Kann er Bestellungen aus E-Mail und PDF erfassen?
Ja, im vereinbarten Postfach. Er liest Position, Menge, Einheit, Termin und Referenz und bereitet den Auftrag im ERP vor. Eine Zeile, die auf dem Beleg nicht steht, ergänzt er nicht.
Was passiert bei einer unklaren Referenz?
Der Vorgang bleibt offen, mit dem Original daneben. Ein unsicherer Treffer wird nicht still auf einen bestehenden Auftrag gebucht. Eine Person in der Sachbearbeitung entscheidet.
Was ist, wenn dieselbe Bestellung ein zweites Mal ankommt?
Er vergleicht Referenz, Absender und Positionen und markiert den möglichen Doppel. Einen zweiten Auftrag legt er nicht an, solange diese Frage offen ist.
Müssen wir das ERP für die Auftragserfassung ersetzen?
Nein. Abacus, Opacc, Bexio oder SAP Business One bleibt führend. Der KI-Mitarbeiter schreibt in die Felder, die Ihr Team heute abtippt. Den Zugang klären wir an Rechten und erlaubten Schritten.
Bestätigt er den Auftrag gegenüber dem Kunden?
Nein, solange Sie das nicht freigeben. Er bereitet den Auftrag vor. Preis, Verfügbarkeit und die verbindliche Antwort bleiben bei Ihrem Team.