Rolle
Rechnungsstellung automatisieren.
Rechnungsstellung und Kreditorenbuchhaltung leben von Belegen. Auf der einen Seite der Leistungsnachweis zum eigenen Auftrag, auf der anderen die Lieferantenrechnung, die zur Bestellung und zum Wareneingang passen muss. Ein KI-Mitarbeiter liest diese Unterlagen, ordnet sie zu und bereitet den Entwurf vor. Steuerliche Beurteilung, Freigabe und Zahlung bleiben bei den zuständigen Personen.
Demo buchenAm Schreibtisch
Was der KI-Mitarbeiter in dieser Rolle übernimmt.
Unterlagen sammeln
Er sammelt Leistungsnachweis, Lieferschein und Auftragsdaten zum Vorgang, den Sie abrechnen wollen. Was fehlt, steht auf einer Liste am Vorgang. Eine fehlende Menge oder ein fehlender Lieferschein wird nicht durch eine Annahme ersetzt. Der Entwurf wartet, bis die Unterlage da ist oder eine Person anders entscheidet.
Entwurf vorbereiten
Den Rechnungsentwurf bereitet er in den Feldern vor, die Ihr Team heute ausfüllt: Empfänger, Position, Menge, Bezug zum Auftrag. Konditionen übernimmt er nur aus einer hinterlegten Regel oder aus dem Auftrag. Einen Wert, der weder im Auftrag noch in der Regel steht, setzt er nicht in den Entwurf.
Lieferantenrechnung lesen
Eine Kreditorenrechnung aus E-Mail oder PDF liest er auf Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Währung und Positionen. Unleserliche Stellen bleiben offen, mit dem Scan daneben. Er ergänzt keine Position, die auf der Rechnung nicht steht, und er legt keinen Lieferanten an, solange Sie das nicht wollen.
Belege abgleichen
Er stellt Lieferantenrechnung, Bestellung und Wareneingang nebeneinander, soweit diese Belege zum Ablauf gehören. Abweichungen bei Menge, Artikel oder Kondition markiert er mit beiden Quellen. Er bucht die Rechnung nicht als passend, wenn der Abgleich offen ist.
Lücken offenlassen
Ohne Bestellung, ohne Wareneingang oder ohne lesbare Rechnung bleibt der Posten offen. Er wandert nicht in einen Zahlungslauf und nicht in eine freigegebene Ausgangsrechnung. Die fehlende Unterlage und die vorhandene Quelle bleiben am Posten sichtbar.
Zur Freigabe legen
Der geprüfte Entwurf oder die vorbereitete Kreditorenrechnung geht an die Person, die freigibt. Der KI-Mitarbeiter gibt die Rechnung nicht frei, er startet keine Zahlung und er trifft keine steuerliche Beurteilung. Die Buchhaltung entscheidet auf den vorbereiteten Belegen.
Im ERP, das Sie schon führen
Rechnung und Kreditorenbuchung leben im ERP, das Sie schon führen. In Abacus, Opacc, Bexio und SAP Business One bereitet der KI-Mitarbeiter die Felder vor, die heute von Hand aus dem Beleg übernommen werden. Den Zugang klären wir an einer Schnittstelle, an einer Datei oder an einem eng begrenzten Ablauf in der Maske. Rechte und Login, und wo es sie gibt die Zwei-Faktor-Anmeldung, prüfen wir einzeln. Eine Zusage für jedes Finanzmodul gibt es nicht. Microsoft Dynamics lässt sich für denselben Beleglauf prüfen, wenn die Buchhaltung dort arbeitet. Die Buchung bleibt im führenden System.
Datenhaltung
Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsdaten und das Postfach, aus dem Lieferantenrechnungen kommen, soweit Sie diesen Ablauf freigeben. Die Robotjoy Laufzeit ist pro Unternehmen isoliert und wird in der Schweiz betrieben. Der Datenfluss ist für die Rechnungsstellung festgehalten. Ihre Daten bleiben exportierbar.
Klare Grenzen
Steuerliche Beurteilung, Freigabe der Ausgangsrechnung, Freigabe der Kreditorenrechnung und die Zahlung bleiben bei den zuständigen Personen. Der KI-Mitarbeiter stellt zusammen, zeigt fehlende Belege und markiert Abweichungen. Der Entwurf ist keine Buchung. Er ersetzt nicht die Person, die eine Rechnung freigeben und eine Zahlung auslösen darf. Erst die Freigabe macht aus dem Entwurf eine Rechnung oder aus dem Kreditorenbeleg eine Buchung.
Fragen aus dem Betrieb
Kurz beantwortet.
Was übernimmt ein KI-Mitarbeiter bei der Rechnungsstellung?
Er sammelt Leistungsnachweis, Lieferschein und Auftragsdaten und bereitet den Rechnungsentwurf in den Feldern vor, die Ihr Team heute ausfüllt. Fehlende Unterlagen stehen auf einer Liste.
Gleicht er Lieferantenrechnungen mit Bestellung und Wareneingang ab?
Ja, soweit diese Belege zum Ablauf gehören. Abweichungen bei Menge, Artikel oder Kondition markiert er mit beiden Quellen. Eine Rechnung mit offenem Abgleich bucht er nicht als passend.
Gibt er Rechnungen frei oder löst er Zahlungen aus?
Nein. Steuerliche Beurteilung, Freigabe der Ausgangsrechnung, Freigabe der Kreditorenrechnung und die Zahlung bleiben bei den zuständigen Personen.
Was passiert, wenn ein Beleg fehlt oder unleserlich ist?
Der Posten bleibt offen, mit der Quelle, die vorhanden ist. Eine fehlende Menge wird nicht angenommen. Unleserliche Stellen auf einer Lieferantenrechnung werden nicht ergänzt.
In welchem System liegt die Buchung?
Im ERP, das Sie schon führen: Abacus, Opacc, Bexio oder SAP Business One. Der KI-Mitarbeiter bereitet Felder vor. Eine Zusage für jedes Finanzmodul gibt es nicht.