Verkaufsinnendienst automatisieren: Anfragen, Offerten und Auftragsbestätigungen im ERP

Wo die Arbeit im Verkaufsinnendienst anfällt

In vielen Schweizer KMU ist der Verkaufsinnendienst die erste Stelle für Anfragen, Nachfragen und Auftragsbestätigungen. Der Kunde schreibt eine E-Mail, ruft an oder schickt ein PDF. Jemand liest die Anfrage, sucht die Artikel, prüft den Preis und die Verfügbarkeit, und bereitet die Antwort oder die Offerte vor. Ein Teil davon ist Urteil: der Preis, die Lieferfähigkeit, die Zusage. Ein anderer Teil ist Übertragung: Artikel suchen, Menge prüfen, Termin klären, die Offerte ins ERP legen.

Wer das jeden Tag macht, kennt die Brüche. Die Artikelnummer steht nicht im Betreff. Die Menge ist als Stück genannt, der Stamm führt Meter. Der Kunde meint den alten Artikel, der längst ersetzt ist. Der Termin ist ein Wochentag ohne Datum. Das ist kein seltener Sonderfall. Das ist der normale Eingang. Verkaufsinnendienst automatisieren heisst deshalb nicht, ein Formular für den perfekten Beleg zu bauen. Es heisst, den unordentlichen Eingang so zu lesen, wie es eine eingearbeitete Person tun würde, und dort anzuhalten, wo diese Person nachfragen würde.

Was der KI-Mitarbeiter im Verkaufsinnendienst tut

Der KI-Mitarbeiter arbeitet im Postfach und an den Dokumenten, die Sie für den Ablauf freigeben. Er liest die Anfrage, sucht die Artikel, prüft die Pflichtfelder und bereitet die Offerte oder den Auftrag im ERP vor. Preis, Verfügbarkeit und jede verbindliche Zusage bleiben beim Team. Was er abnimmt, ist das Lesen, das Prüfen und das Vorbereiten. Quelle und offene Punkte bleiben am Vorgang. Was fehlt, wird nicht still ergänzt.

• Eingang: E-Mail, PDF und Tabelle mit Artikel, Menge und Wunschtermin.
• Prüfung: Kunde, Artikel, Menge, Einheit, Termin, Referenz und mögliche Dublette.
• Ziel: Abacus, Opacc oder Bexio. Nach einer eigenen Klärung auch SAP Business One, Microsoft Dynamics oder WinOffice.
• Grenze: Preis, Verfügbarkeit, Rabatt und jede verbindliche Zusage bleiben beim Verkaufsinnendienst.

Ein fester Pfad aus Feldern bricht, sobald das PDF eine Spalte verschiebt. Der KI-Mitarbeiter soll den Beleg lesen und die Abweichung sichtbar machen. Wenn zwei Artikel ähnlich heissen und die Quelle nicht sagt, welcher gemeint ist, rät er nicht. Er legt die Frage der Person vor, die den Stamm kennt.

Anfragen und Offerten vorbereiten

Eine Anfrage ist oft eine E-Mail mit einer Liste von Artikeln, Mengen und einem Wunschtermin. Der KI-Mitarbeiter liest die Nachricht und die Anhänge, sucht die Artikel im Stamm, ordnet sie der Artikelnummer oder der Bezeichnung zu und bereitet die Offerte im ERP vor. Fehlt die Artikelnummer, sucht er nach der Bezeichnung. Findet er mehrere Treffer, bleibt der Vorgang offen und geht an das Team.

Die Offerte wird im ERP bereitgelegt, nicht versendet. Preis, Rabatt und Liefertermin bleiben beim Verkaufsinnendienst. Der KI-Mitarbeiter füllt die Positionen, die sicher sind. Was unsicher ist, wird markiert. Eine Verfügbarkeitsprüfung kann er vorbereiten, wenn das ERP diese Funktion hat und sie in den Ablauf gehört. Eine Zusage über Lieferfähigkeit gibt er nicht.

Auftragsbestätigungen und Lieferzusagen

Die Auftragsbestätigung geht oft an den Kunden zurück, nachdem die Offerte angenommen wurde. Der KI-Mitarbeiter kann die Bestätigung vorbereiten. Er liest den Auftrag im ERP, prüft, ob die Positionen vollständig sind, und bereitet die Bestätigung als PDF oder als Entwurf vor. Verschickt wird sie von einer Person, nicht automatisch. So bleibt die Kontrolle über Preis, Termin und Zusage beim Team.

Eine Terminänderung, die Kapazität oder eine Tour betrifft, geht an die Disposition oder an den Verkaufsinnendienst. Der KI-Mitarbeiter kann die Änderung vorbereiten. Er gibt sie nicht als Zusage an den Kunden weiter, solange Sie das nicht freigeben. Das ERP bleibt das führende System. Der KI-Mitarbeiter ist die Person, die den Eingang vorbereitet, nicht eine zweite Wahrheit neben dem ERP.

Rückfragen und fehlende Angaben

Nicht jede Anfrage ist vollständig. Der Kunde nennt eine Menge ohne Artikel, eine Artikelnummer ohne Menge oder einen Termin, der in der Vergangenheit liegt. Der KI-Mitarbeiter füllt diese Lücken nicht. Er hält den Vorgang an und zeigt, was fehlt und woher der Rest stammt. Eine eingearbeitete Person würde an derselben Stelle nachfragen. Der Ablauf soll das nachbilden, nicht eine stille Korrektur.

Eine fehlende Artikelnummer wird aufgelistet. Sie wird nicht durch eine Annahme ersetzt. Eine Menge, die zur Einheit im Stamm nicht passt, wird markiert. Sie wird nicht nach Gefühl umgerechnet. Eine Referenz, die zu keinem Auftrag passt, bleibt sichtbar und wird nicht still auf einen bestehenden Auftrag gebucht. So bleibt die Entscheidung beim Team, und der Kunde erhält eine Antwort, die auf seiner Anfrage beruht.

Verkaufsinnendienst in Abacus, Opacc und Bexio

In Abacus ist die Offertenverwaltung oft Teil des Auftragsmoduls. Der KI-Mitarbeiter liest die Anfrage, sucht die Artikel und bereitet die Offerte in Abacus vor. Fehlt die Referenz, bleibt der Vorgang sichtbar und geht an die zuständige Person. Steht im PDF eine Menge, die zur Einheit im Stamm nicht passt, wird das markiert. Es wird nicht nach Gefühl umgerechnet.

In Opacc ist der Auftragseingang oft die Stelle, an der E-Mail und ERP auseinanderfallen. Der Kunde schreibt an eine Adresse, die mehrere Personen lesen. Die Anfrage wird abgelegt und später erfasst. Der KI-Mitarbeiter kann diese Strecke übernehmen. Er liest das vereinbarte Postfach und ordnet die Anfrage dem Vorgang in Opacc zu. Unsichere Treffer werden nicht still auf einen bestehenden Auftrag gebucht. Sie bleiben als offene Frage liegen, mit dem Original daneben.

Bexio nutzen vor allem kleinere Betriebe, oft ohne eigene IT-Abteilung. Gerade dort kostet die Offertenerstellung Zeit, weil dieselbe Person auch anbietet, liefert und abrechnet. Der KI-Mitarbeiter kann Anfragen aus E-Mail und PDF in Bexio vorbereiten und die Offerte bereitlegen. Die Freigabe bleibt bei den zuständigen Personen. Was er abnimmt, ist das Zusammentragen: welcher Kunde, welcher Artikel, welche Menge, was fehlt.

Was beim Verkaufsinnendienst bleibt

Verkaufsinnendienst automatisieren heisst nicht, den Innendienst abzuschaffen. Der KI-Mitarbeiter übernimmt das Lesen, die Prüfung der Pflichtfelder und die Vorbereitung im ERP. Der Verkaufsinnendienst behält das Gespräch mit dem Kunden, den Preis, die Verfügbarkeit, den Rabatt und jede Zusage, die das Unternehmen bindet. Wenn eine Anfrage eine Frage braucht, geht sie mit der Quelle an die Person, die antworten darf.

Suchen nach Verkaufsinnendienst automatisieren zeigen oft Stellenanzeigen. Gesucht wird eine Person. Der KI-Mitarbeiter ist keine Stelle und kein Ersatz für sie. Er nimmt die Routine vom Tisch, damit die Person für die Fälle da ist, die eine Antwort brauchen. Die Sachbearbeitung im Verkaufsinnendienst bleibt verantwortlich für die Offerte und die Zusage. Sie tippt die Anfrage nicht mehr Zeile für Zeile ab.

Wie der Start abläuft, und was er kostet

Sie zeigen uns einen wiederkehrenden Eingang im Verkaufsinnendienst. Wir grenzen ab, welche Nachrichten dazugehören und welche nicht. Wir bauen den KI-Mitarbeiter kostenlos. Sie zahlen erst, wenn er live arbeitet. Einen Preis nennen wir im Gespräch, sobald der Ablauf klar ist. Auf dieser Website steht kein Betrag.

Vor dem Livebetrieb läuft die Prüfung an Beispielen, die Sie freigeben, neben der heutigen Erfassung. Ihr Team sieht, was im ERP landen würde, und bestätigt die Regeln. Erst nach dieser Abnahme geht der Ablauf live. Bis dahin ist der Aufbau kostenlos. Ändert sich der Eingang später, besprechen wir die Änderung. Unklare Fälle gehen weiter an Ihr Team, bis die neue Regel steht.

Ihre IT muss das nicht bauen. Robotjoy baut und betreibt den KI-Mitarbeiter. Ihr Team bringt das Wissen über die Anfrage und die Offerte mit und entscheidet über Zugriff und Freigabe. Eine eigene Abteilung für das Thema ist keine Voraussetzung. Für den ersten Schritt reicht eine Beschreibung des Postfachs, der Anfrage und des ERP. Vertrauliche Belege schicken Sie dafür nicht.