Was ein KI-Mitarbeiter in einem KMU ist

Schweizer KMU halten den Betrieb mit wenigen Personen am Laufen. Dieselbe Runde liest die Bestellung, fragt nach, plant den Einsatz, sammelt den Beleg und bereitet die Rechnung vor. Ein Teil davon ist Urteil. Ein Teil ist Übertragung: vom PDF in die Maske, von der E-Mail in die Liste, von der Liste ins ERP. Der KI-Mitarbeiter ist für den zweiten Teil gebaut.

Er arbeitet wie eine Sachbearbeitung an einem klar abgegrenzten Ablauf. Er liest, was hereinkommt. Er prüft, was vereinbart wurde. Er bereitet den nächsten Schritt im bestehenden System vor. Wo die Angabe fehlt oder die Regel nicht trägt, gibt er den Vorgang an eine Person zurück, mit der Quelle. Er erfindet keine Menge, keinen Preis und keinen Termin.

Robotjoy ist ein Angebot der Metascend GmbH im Kanton Zürich. Gegründet und geführt wird es von Rizvi Haider, MSc ETH Engineering. Der KI-Mitarbeiter läuft in einer Umgebung, die pro Unternehmen isoliert ist und in der Schweiz betrieben wird. Das Ziel darüber hinaus ist Superintelligenz für den Betriebsalltag. Das ist ein Ziel, kein Messergebnis und kein Versprechen über eine Quote.

Welche Arbeit er übernehmen kann

Der erste Ablauf ist fast immer einer, den Sie schon beschreiben können, ohne ein Projekt aufzusetzen. Jemand macht ihn jede Woche, die Eingabe ist erkennbar, das Ergebnis ist prüfbar. Dafür eignen sich unter anderem diese Arbeiten.

  • Auftragserfassung und Auftragseingang aus E-Mail und PDF.
  • Entlastung im Verkaufsinnendienst beim Vorbereiten, nicht beim Verkaufen.
  • Disposition: Änderungen sammeln und einen Plan vorbereiten. Kapazität gibt Ihr Team frei.
  • AVOR in der Fertigung: Bestellpositionen und Lieferantenrückmeldungen für die Arbeitsvorbereitung aufbereiten.
  • Dokumentenverarbeitung: Belege lesen und die vereinbarten Felder ins ERP übernehmen.
  • Rechnungsvorbereitung: Unterlagen zusammenstellen. Freigabe und Zahlung bleiben bei den zuständigen Personen.

Nicht jeder dieser Punkte ist ein guter erster Schritt. Ein Ablauf mit klarer Eingabe und einem Ergebnis, das Ihr Team in einer Stunde prüfen kann, ist besser als ein Vorhaben, das die ganze Administration auf einmal umfassen will. Auftragserfassung ist oft dieser erste Schritt, weil der Eingang sichtbar ist und das ERP am Ende einen Auftrag hat oder nicht.

Was er nicht tut

Er ersetzt die Sachbearbeitung nicht. Er nimmt ihr das wiederkehrende Erfassen, Prüfen und Vorbereiten ab. Entscheidungen, Freigaben und der Kontakt in unklaren Fällen bleiben im Team. Er führt kein Gespräch mit dem Kunden, solange Sie das nicht als eigenen, eng begrenzten Ablauf wollen. Er gibt keine klinische Auskunft und stellt keine Diagnose. In einer Praxis bleibt der Umfang bei der Administration, mit Zugriffen, die vorher festliegen.

Er ist auch kein Baukasten, den Sie selbst mit Knoten und Pfeilen zusammenstecken. Sie zeigen die Arbeit. Robotjoy baut den Ablauf. Sie bestätigen, was verstanden wurde, und schalten ihn frei, wenn die Prüfung steht. Zeichenfläche und Konnektor-Grafik bleiben intern. Für ein KMU ist das der Punkt: Die Einführung soll nicht ein zweites Projekt neben dem Tagesgeschäft werden.

In welchen Systemen er arbeitet

Der KI-Mitarbeiter arbeitet in der E-Mail und im ERP, das Sie führen. Dazu gehören Abacus, Opacc, SAP Business One, Microsoft Dynamics, WinOffice und Bexio. Dazu kommen Tabellen und Ordner, wenn der Ablauf heute darüber läuft. Ob eine Schnittstelle, eine Datei oder ein eng begrenzter Zugang zum Portal passt, hängt vom System, von den Rechten und von den Schritten ab, die erlaubt sind.

Sie müssen das ERP nicht ersetzen. Der Sinn ist, die Arbeit dort zu lassen, wo sie schon entschieden wird. Ein Portal ohne passende Schnittstelle ist kein automatisches Nein. Login, Zwei-Faktor-Anmeldung und die Nutzungsbedingungen werden einzeln geprüft. Eine pauschale Zusage für jede Software gibt es nicht. Im ersten Gespräch wird das konkrete System benannt, nicht ein Katalog abgearbeitet.

Was er kostet

Kein Setup. Sie zahlen erst, wenn er live arbeitet. Wir bauen den KI-Mitarbeiter kostenlos. Sie zahlen erst, wenn er live arbeitet. Den laufenden Betrag legen wir fest, wenn der Ablauf und die Abnahme klar sind. Auf dieser Website steht kein Preis, und dieser Text nennt keinen Frankenbetrag. Wer eine Zahl sucht, bevor der Ablauf beschrieben ist, bekommt sie hier nicht. Sie wäre für Ihren Fall nicht belastbar.

Der Aufbau ist der Teil, den Betriebe oft scheuen, weil er nach Projekt und nach Vorleistung aussieht. Bei Robotjoy ist dieser Teil kostenlos. Die Zahlung beginnt mit dem Livebetrieb, also nachdem Ihr Team die Ergebnisse an den eigenen Beispielen bestätigt hat. Bis zur Abnahme zahlen Sie nicht. Wenn der Ablauf nicht trägt, geht er nicht live, und es entsteht keine Setup-Rechnung für einen Versuch.

Was den Umfang bestimmt, ist nicht eine Mitarbeiterzahl. Ein Betrieb mit einem bekannten Muster kann schlank starten. Ein Ablauf mit ungewöhnlichem Portal, hohen Risiken oder Folgen für die Sicherheit braucht mehr Klärung. Beides besprechen wir, bevor gebaut wird. Die Eignung hängt am Prozess, nicht an einer Grösse auf dem Briefkopf.

Wie der Start abläuft

Der Start ist ein Gespräch über einen Ablauf, nicht über eine Strategie. Sie zeigen, wo heute übertragen, geprüft oder nachgefasst wird. Wir grenzen die Aufgabe ein: welche Eingänge, welche Systeme, welche Ausnahmen, woran Sie erkennen, dass das Ergebnis stimmt. Eine kurze Beschreibung reicht. Vertrauliche Dokumente und Personendaten gehören nicht in die erste Nachricht.

Dann wird der KI-Mitarbeiter an Beispielen gebaut, die Sie freigeben. Er läuft neben der heutigen Arbeitsweise. Ihr Team vergleicht, was er vorbereitet hätte, und korrigiert die Regeln. Fehlende Angaben müssen in dieser Phase sichtbar werden. Wenn sie unsichtbar verschwinden, ist der Ablauf nicht reif. Die Abnahme ist Ihre, an Ihren Fällen, nicht an einer Demo mit erfundenen Glücksfällen.

Nach der Abnahme beginnt der Livebetrieb. Robotjoy überwacht den Ablauf, bearbeitet Störungen und bespricht Änderungen mit Ihnen. Ihre IT muss ihn nicht betreiben. Sie entscheidet weiter über Rechte und über die Schritte, die eine Person freigibt. Ändert sich die Arbeit, zum Beispiel ein neues Pflichtfeld im ERP, bleibt der unklare Fall beim Team, bis die Regel nachgezogen ist.

  • Schritt 1: einen wiederkehrenden Ablauf zeigen, mit Eingang, System und Ausnahme.
  • Schritt 2: den KI-Mitarbeiter kostenlos bauen und neben der heutigen Arbeit prüfen.
  • Schritt 3: nach Ihrer Abnahme live schalten. Die Zahlung beginnt erst dann.

Daten, Kontrolle und der nächste Ablauf

Für den vereinbarten Ablauf wird festgehalten, welche Daten wohin gelangen, welche Dienste beteiligt sind und wie lange Angaben benötigt werden. Die Laufzeit ist pro Unternehmen getrennt. Ihre Daten bleiben exportierbar. Sie werden nicht zwischen Kunden geteilt und nicht verkauft. Sensible Schritte und Änderungen am führenden Datenbestand laufen über die Freigaben, die vorher festliegen.

Jeder Einsatz soll den nächsten leichter machen. Was sich wiederverwenden lässt, sind Muster für Abläufe und Kontrollen. Was sich nicht vermischt, sind die Daten Ihres Betriebs. Wenn der erste KI-Mitarbeiter die Auftragserfassung trägt, ist der zweite oft ein Nachbar: Lieferantenrückmeldung, Disposition oder die Vorbereitung der Rechnung. Nicht weil ein Katalog das so vorsieht, sondern weil der Eingang schon verstanden ist.

Wenn Sie prüfen wollen, ob ein Ablauf bei Ihnen trägt, beschreiben Sie ihn in wenigen Sätzen und buchen Sie eine Demo. Nennen Sie das System, zum Beispiel Abacus, Opacc oder Bexio, und die Stelle, an der heute abgetippt wird. Den Rest klären wir im Gespräch. Der Aufbau bleibt kostenlos, bis der KI-Mitarbeiter live arbeitet.